Za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania, a ostateczne rozliczenie następuje w miesiącu otrzymania odszkodowania. (...) Gdy powstała strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka trwałego brak jest podstaw do ponownego zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania wartości utraconego środka trwałego (wydatki poniesione na zakup środka trwałego zostały już całkowicie zaliczone w ciężar kosztów w postaci odpisów amortyzacyjnych).

W związku ze zgłaszanymi wątpliwościami dotyczącymi zaliczania w ciężar kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w środkach trwałych i obrotowych - w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego - na podstawie art. 14 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 i Nr 160, poz. 1083) uprzejmie wyjaśniam.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 1993 r. Nr 90, poz. 416 z późn. zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1993 r. Nr 106, poz. 482 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat w środkach trwałych i obrotowych, w części pokrytej odpisami amortyzacyjnymi oraz otrzymanym odszkodowaniem z tytułu ubezpieczeń.

Za koszt uzyskania przychodów uznaje się tylko różnicę między wartością straty a sumą dokonanych odpisów amortyzacyjnych i kwotą otrzymanego odszkodowania. Straty te powinny być udokumentowane protokołami szkód potwierdzonymi przez właściwe organy, np. policję, straż pożarną, instytucję ubezpieczeniową itp.

Z uwagi na fakt, że straty te stanowią odrębny rodzaj kosztu niż np. koszty zużycia towarów handlowych i materiałów powstanie takiej straty powinno być zaewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów w następujący sposób:

• po stwierdzeniu powstania straty w wyniku np. kradzieży składni ów majątkowych lub innego zdarzenia, podatnik powinien sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty,
• na podstawie tak sporządzonego dowodu księgowego podatnik powinien pomniejszyć (wystornować) koszty zakupu, jeżeli strata dotyczy wydatków uprzednio zaliczonych w ciężar kosztów zakupu materiałów i towarów handlowych w kolumnie 10 - "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów w pełnej wysokości straty i jednocześnie kwotę tę wpisać do kolumny 14 -"Pozostałe wydatki",
• w dniu uzyskania odszkodowania z tego tytułu, podatnik w kolumnie 14 - wzoru księgi " Pozostałe wydatki " wpisuje kwotę odszkodowania ze znakiem " - " lub na czerwono.

Przedstawiony sposób ewidencjonowania powstałych strat oznacza, że w ciężar kosztów uzyskania przychodów zostanie zaliczona tylko ta część straty, która nie została pokryta odszkodowaniem.

Jeżeli odszkodowanie z tytułu powstałych strat zaliczonych w ciężar kosztów uzyskania przychodów w roku ich powstania zostanie wypłacone w roku następującym po roku, w którym wystąpiła strata, odszkodowanie to pomniejsza koszty roku, w którym podatnik otrzymał odszkodowanie.

W przypadku, gdy poniesiona strata dotyczy składnika majątku trwałego, podatnik jest obowiązany:

• po stwierdzeniu powstania straty w wyniku np. kradzieży składników majątku trwałego lub innego zdarzenia, sporządzić stosowny dowód księgowy określający wielkość straty na podstawie danych wynikających z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do wysokości wartości netto, tj. wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne i zaliczyć w ciężar kosztów w roku, w którym wystąpiła strata,
• w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonać zapisów o likwidacji środka trwałego i jej przyczynach,
• w dniu uzyskania odszkodowania z omawianego tytułu, pomniejszyć koszty o kwotę otrzymanego odszkodowania.

Reasumując należy przyjąć, że za koszt uzyskania przychodu uznaje się straty w miesiącu ich powstania, a ostateczne rozliczenie następuje w miesiącu otrzymania odszkodowania.

Zauważyć należy, że gdy powstała strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka trwałego brak jest podstaw do ponownego zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania wartości utraconego środka trwałego (wydatki poniesione na zakup środka trwałego zostały już całkowicie zaliczone w ciężar kosztów w postaci odpisów amortyzacyjnych).

Powyższe wyjaśnienia należy stosować odpowiednio w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby fizyczne i prawne.