Czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek dotyczący zapłaty za wykonaną usługę, który nie został udokumentowany fakturą?

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) - Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie na pisemne zapytanie udziela informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego i stwierdza, co następuje:

Wnosząca zapytanie przedstawiła stan faktyczny, z którego wynika, iż:

• prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług projektowych, z której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych,
• przy wykonywaniu projektu rozbudowy szkoły korzystała z usług innych podmiotów gospodarczych,
• podwykonawca odmówił wystawienia faktury i wniósł pozew do sądu o wydanie nakazu zapłaty z tytułu wykonanych usług,
• zapłata za powyższe usługi została przez podatniczkę uregulowana po wszczęciu postępowania egzekucyjnego przez komornika sądowego.

Na tle powyższych okoliczności faktycznych podatniczka formułuje stanowisko, iż wydatek dotyczący zapłaty za wykonaną usługę, który nie został udokumentowany fakturą stanowi koszt uzyskania przychodów. Zdaniem podatniczki posiadane dokumenty tj.: sądowy nakaz zapłaty i zaświadczenie Komornika Sądowego o zakończeniu egzekucji poprzez cał kowitą zapłatę należności potwierdzają zaistnienie zdarzenia gospodarczego uzasadniającego ten wydatek.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie stwierdza, iż stanowisko podatnika jest prawidłowe.

Do opisanego stanu faktycznego mają zastosowanie następujące przepisy:

• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 14 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 12 ust. 3 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

W myśl przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane zgodnie z przepisem art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, albo księgi rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Zasady ewidencjonowania i dokumentowania zdarzeń gospodarczych w przypadku podatników prowadzących pod ową księgę przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisem § 13 pkt 5 powołanego rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, tj.:

1. Wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. Datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. Przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. Podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W przedstawionym stanie faktycznym brak faktury nie stanowi samoistnej przesłanki nieuznania wydatku za koszt uz ania przychodów. W wyjątkowych sytuacjach zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest także w oparciu o inne dowody wskazane w cytowanym rozporządzeniu.

W sytuacji, gdy kontrahent odmawia wystawienia faktury, a podatnik jest w posiadaniu dowodów świadczących o wykonaniu tej usługi i uiszczonej zapłacie, to możliwe jest na podstawie przepisu § 12 ust. 3 pkt 2 wyżej cytowanego rozporządzenia, zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zapłaconej podwykonawcy kwoty.

Natomiast zapłacone koszty egzekucyjne zgodnie z art. 23 ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto tut. organ informuje, iż podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów księguje wydatki w zależności od wybranej metody ewidencjonowania kosztów.

Zgodnie z ogólną zasadą sformułowaną w przepisie art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Natomiast, przy prowadzeniu księgi w sposób określony w art. 22 ust. 5, 6 ustawy, wyżej wymienione koszty winny zostać zaewidencjonowane w miesiącu którego dotyczą.