1. Czy notatka służbowa sporządzona przez pracownika organu podatkowego może stanowić dowód w postępowaniu podatkowym?
2. Jakie wydatki związane z najmem lokali stanowią koszt uzyskania przychodu?

Dla rozwiązania podniesionej kwestii mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) oraz ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Odnośnie form utrwalania czynności postępowania przez organy podatkowe oraz postępowania dowodowego, informuję:

W myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód, należy dopuścić wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności, jak stanowią przepisy art. 181 ww. ustawy dowodami mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 2 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. W świetle przepisów Ordynacji podatkowej, system środków dowodowych nie jest zamknięty. Przepis art. 181 Ordynacji podatkowej nie wylicza bowiem enumeratywnie wszystkich możliwych i dopuszczalnych dowodów, jakimi może posłużyć się organ podatkowy w celu ustalenia stanu faktycznego. Jedyną granicą wyznaczającą dopuszczalność środków dowodowych jest ich zgodność z prawem.

W myśl art. 172 § 1 Ordynacji podatkowej, organy podatkowe mają obowiązek sporządzania protokołów z k ej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Stosownie do art. 177 czynności organu podatkowego, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika dokonującego tych czynności.

Stosownie do przepisów art. 188 i art. 190 ustawy Ordynacja podatkowa strona może zażądać przeprowadzenia dowodu a organ podatkowy uwzględniając to żądanie zawiadamia stronę o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu.

Odnośnie kosztów najmu lokali, wyjaśniam:

Art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), wymienia najem jako odrębne źródło przychodu. Dochodem z tego źródła jest nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. W odniesieniu do przychodów z najmu ma zastosowanie ogólna definicja kosztu podatkowego, zawarta w art. 22 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą kosztami z tego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Z przepisu tego wynika, iż podatnik osiągający przychody z najmu może pomniejszać je o takie koszty, dla których istnieje związek przyczynowo-skutkowy między ich poniesieniem a powstaniem lub zwiększeniem przychodu.Z treści zapytania wynika, że jest Pani właścicielką nieruchomości wraz z budynkiem mieszkalnym, w którym mieszka córka z rodziną i w którym wynajmuje Pani pokoje. Sposób rozliczania kosztów związanych z najmem powinien wynikać bezpośrednio owy najmu. Umowa najmu z reguły określa stronę zobowiązaną do ponoszenia poszczególnych opłat związanych z utrzymaniem wynajmowanego lokalu mieszkalnego. Dla wynajmującego wydatki eksploatacyjne stanowić będą koszt uzyskania przychodu jedynie wtedy, gdy w umowie zobowiązał się on do ich ponoszenia. W przypadku gdy wydatkami tymi obciążony zostaje najemca, nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wynajmującego. Zasada ta dotyczy również wydatków związanych z bieżącymi naprawami oraz remontami wynajmowanego lokalu mieszkalnego.

Biorąc pod uwagę fakt, że w budynku mieszka nieodpłatnie Pani córka z rodziną to stosownie do przepisów art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu najmu może Pani zaliczyć jedynie wydatki dotyczące wynajmu pozostałych pokoi mające związek przyczynowo-skutkowy z uzyskanym przychodem z tego tytułu.

Odnośnie zaś podatku od nieruchomości należy zauważyć, że wydatek ten ponosi Pani niezależnie od tego, czy daną nieruchomość wynajmuje czy pozostawia niewykorzystaną. W tym przypadku brak jest związku pomiędzy tymże wydatkiem a poniesionym przez Panią przychodem z tytułu najmu pokoi, a więc nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu.