Prezes zarządu Spółki wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie powołania, traktując swoje przychody jako przychody z działalności wykonywanej osobiście z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Spółka pyta, czy może zwrócić Prezesowi poniesione wydatki i wypłacić diety za podróż służbową poza miejsce zamieszkania i zaliczyć wydatki związane z dojazdami (taxi, PKP, samochód) oraz noclegami do kosztów uzyskania przychodów ?

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 216, art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie postanawia uznać przedstawione stanowisko w złożonym wniosku o interpretację przepisów prawa podatkowego za prawidłowe.

Uzasadnienie

W dniu 4 lutego 2005 roku wpłynął wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, w którym przedstawiono następujący stan faktyczny:

W ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej wymagane jest, by niektóre kontrakty czy umowy akceptowane były przez Prezesa zarządu, który nie jest zatrudniony na umowę o pracę. Prezes wykonuje swoje obowiązki bezumownie wyłącznie na podstawie powołania, traktując swoje przychody jako przychody z działalności wykonywanej osobiście z art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zmianami). Pełniąc swoją funkcję Prezes zawiera kontrakty, dokonuje uzgodnień handlowych oraz prowadzi negocjacje na terenie Polski jak i poza jej obszarem. Z tego tytułu ponosi różnego typu wydatki np. za dojazdy (taxi, PKP lub własny samochód), za noclegi czy też spotkania z kontrahentami.

Spółka pyta, czy może zwrócić Prezesowi poniesione w ydatki i wypłacić diety za podróż poza miejsce zamieszkania i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu ?

Zdaniem Spółki ww. wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn zmianami) oraz z uwagi na brak wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), stosownie do swojej właściwości miejscowej naczelnik urzędu skarbowego (...) na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa, albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

W związku z powyższym udzielam interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego następująco:

Zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 powołanej powyżej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

W przedstawionym przez Spółkę stanie faktycznym oraz w świetle obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego, wydatki związane z odbytymi podróżami służbowymi będą stanowiły koszty uz ania przychodów, o ile zostaną spełnione następujące warunki:
1) uprawnienia do otrzymania diet jak i zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami muszą być uregulowane w umowie, postanowieniach regulaminów lub statucie określającym prawa i obowiązki władz statutowych Spółki, które mogą postanawiać o wypłacie diet i innych należności na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej lub określać inne warunki zwrotu kosztów podróży służbowych,
2) o ile Prezes zarządu Spółki jest jednocześnie jej udziałowcem nie mogą zachodzić przesłanki wyłączające z art. 16 ust. 1 pkt 38 ww. ustawy tj. nie mogą to być jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców (...) tzn., że wypłata diet i innych należności na rzecz udziałowca będącego jednocześnie członkiem zarządu nie może być świadczeniem jednostronnym, gdyż wypłata tych należności musi pozostawać w bezpośrednim związku ze świadczeniami tego członka zarządu na rzecz spółki, w ramach łączącego te podmioty stosunku prawnego (mianowania lub powołania do pełnienia funkcji członka zarządu) oraz pozostawać w związku ze służbowym charakterem wyjazdu.
Poza tym, czym innym jest zwrot kosztów związanych z wyjazdami służbowymi, jakie działając jako reprezentant osoby prawnej - ponosi członek jej zarządu, a czym innym wypłata na jego rzecz diet i innych należności związanych z wyjazdem służbowym, jeżeli z tych kwot członek zarządu nie musi się rozliczać ze Spółką. Stąd też, by nie uznać wydatków ponoszonych przez Spółkę za świadczenia jednostronne wyjazd członka zarządu nie może mieć charakteru osobistego lecz pozostawać w bezpośrednim związku z działalnością spółki i świadczeniami tego członka zarządu na rzecz spółki.
Natomiast zaliczenie do kosztów zwrotu wydatków poniesionych w związku z wyjazdem służbowym (o ile wynikają z odrębnych postanowie ma uzasadnienie w tym, że Spółka z o.o. jako osoba prawna działa przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania.
Zatem koszty podejmowanych w imieniu osoby prawnej działań przez jej reprezentantów, w istocie stanowią koszty działalności tej osoby prawnej i jeżeli zostały poniesione przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów to będą stanowić, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, koszty uzyskania przychodów osoby prawnej.
3) zwrot kosztów używania własnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej będzie dokonywany zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zgodnie z ww. przepisami nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Jednocześnie informuje się, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
W razie braku tej ewide i, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Ilekroć w przepisach ww. ustawy jest mowa o stawce za 1 kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika, określoną przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zmianami).
Jednocześnie informuje się, że wydatki poniesione na spotkania z kontrahentami mające na celu reprezentację i reklamę firmy powinny być zaliczane w koszty na zasadach określonych w przepisach art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Reasumując powyższe, Spółka będzie mogła zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów wartość wypłaconych diet i innych wydatków poniesionych z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych Prezesa zarządu, po spełnieniu wymienionych powyżej warunków, pamiętając również o udokumentowaniu służbowego celu takiej podróży.

Informuje się, że interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Zgodnie z art. 14a § 4 Ordynacji podatkowej na niniejsze postanowienie służy Stronie z alenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Lublinie za pośrednictwem Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.