1. Czy w świetle obowiązujących przepisów § 4 w/w rozporządzenia dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści?
2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?
3. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?
4. Czy można uznać, że integralność treści faktury jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym dostawcy?

P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w związku z wnioskiem z dnia 30.12.2005 r. (data wpływu 02.01.2006 r.) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług

p o s t a n a w i a

uznać stanowisko Podatnika za prawidłowe

U Z A S A D N I E N I E

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Strona, stosując przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005 r., Nr 133, poz. 1119)., zamierza dokumentować dokonywane transakcje fakturami w postaci elektronicznej z pominięciem papierowej formy dokumentu. Transakcje, w których Strona jest nabywcą będą również dokumentowane w formie elektronicznej z pominięciem formy papierowej. W związku z powyższym Spółka zwraca się z następującymi pytaniami:

1. Czy w świetle obowiązujących przepisów § 4 w rozporządzenia dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści?

2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?

3. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?

4. Czy można uznać, że integralność treści faktury jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym dostawcy?

Odnosząc się do powyższych pytań Spółka przedstawia swoje stanowisko w następujący sposób:

Ad. 1. Stosowne oświadczenie realizatora usługi EDI jest wystarczające dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, przesyłanych poprzez wym ianę danych elektronicznych.

Ad. 2. i 3. Nie istnieje konieczność drukowania i przechowywania faktur w formie dokumentu papierowego.

Ad. 4. Faktura nie musi mieć tej samej formy graficznej u dostawcy i odbiorcy, istotne jest aby dane na dokumentach były tożsame.

Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego oraz pytania Spółki, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie stwierdza co następuje:

Aktem prawnym, który reguluje zasady wystawiania faktur w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005 r., Nr 133, poz. 1119). Przepis § 3 ust.1 i 2 powołanego rozporządzenia stanowi, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Zgodnie z § 4 wystawienie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej może nastąpić, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. Bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2. Poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W przypadku stosowania wymiany danych elektronicznych EDI, co wynika z § 4 pkt 2 powołanego rozporządzenia, istotne jest aby umowa z operatorem, który będzie świadczył usługę przesyłania danych, przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Zatem w sytuacji gdy częścią umowy z podmiotem realizującym usługi EDI jest jego oświadczenie, iż technologia stosowana przy przesyłaniu danych gwarantuje ich autentyczność i integralność ich treści, wymóg ten należy uznać za spełniony.

Zasady przechowywania faktur w formie elektronicznej (zarówno zagwarantowanych bezpiecznym podpisem elektronicznym jak i gwarantowanych poprzez wymianę danych elektronicznych EDI) reguluje § 6 cytowanego rozporządzenia. Zgodnie z powołanym przepisem: faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (...). Cytowany przepis mówi o zapewnieniu możliwości ich wydruku, nie nakłada zaś obowiązku drukowania faktur wystawianych bądź otrzymanych w formie e ektronicznej. Wobec powyższego, podatnik nie ma obowiązku przechowywania oryginałów/kopii faktur w formie papierowej.

W § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur zostało zapisane, że faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Przepisy podatkowe nie wprowadzają normatywnego wzoru graficznego faktury. Podstawowe znaczenie ma treść faktury. Elementy jakie powinna zawierać faktura VAT - również elektroniczna - stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W § 21 ust. 1 i 2 w/w rozporządzenia ustawodawca wprowadził zapis mówiący, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Ani w tym paragrafie, ani w żadnym innym, nie zostało zastrzeżone, że oryginał i kopia muszą mieć tę samą szatę graficzną; kopia powinna raczej wiernie odzwierciedlać zapisy zawarte w oryginale faktury niż jego formę graficzną.