|
Odpowiadając na pismo z dnia 04.09.2003r. (data wpływu 12.09.2003 r.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wadowicach stosownie do art. l4a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997r. Nr 137 poz.926 ze zmianami) udziela informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego. Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, iż prowadząc pozarolniczą działalność gospodarczą zatrudnia Pan pracowników, którzy w ramach wykonywanej pracy odbywają podróże służbowe. W ciężar kosztów uzyskania przychodów zalicza Pan wydatki związane z przedmiotowymi podróżami.
W złożonym piśmie wnosi Pan o udzielenie odpowiedzi na temat sposobu udokumentowania podróży służbowej pracownika i zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków na bilety PKS i PKP. Zgodnie z § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. (Dz.U. Nr 152 poz. 1475) zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w §12-16.
§14 ust. 1 stanowi, iż na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne).
Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków wymienionych w ust.2 tegoż paragrafu w tym m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników (§14 ust. l pkt.5).
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu
az powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§14 ust.3). Natomiast z punktu 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Jak wynika z art. 775 §1 Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Z zapisu art. 775 §1 Kodeksu pracy wynika, że od 1 stycznia 2003r. w odniesieniu do pracowników nie będących pracownikami państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być ustalone w:
- układzie zbiorowym pracy lub
- regulaminie wynagradzania albo
- umowie o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jestobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Powyższe oznacza, że pracodawca w regulaminie wynagradzania lub innym wyżej wymienionym dokumencie może określić, że podstawą zwrotu faktycznych kosztów przejazdu w trakcie podróży jest bilet na przejazd danym środkiem transportu. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regu
lamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w tym zakresie, pracownikowi przysługują należności ustalone według przepisów dotyczących pracowników sfery budżetowej. Oznacza to, że w takiej sytuacji w zakresie ustalania wysokości i zasad zwrotu należności przysługujących pracownikom z tytułu odbytej krajowej lub zagranicznej podróży służbowej zastosowanie znajduje odpowiednio:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236 poz. 1991).
Z rozporządzeń tych wynika, iż pracownikom przysługują z tytułu odbywania podróżysłużbowych:
- diety
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ta ulga przysługuje.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Faktem jest, że przepisy rozporządzenia dotyczącego podróży krajowych oprócz wskazania, w jakiej wysokości przysługuje pracownikowi zwrot kosztów (faktycznie zapłaconej ceny biletu), nie zawierają obowiązku dołączania biletu do rozliczenia kosztów podróży.
Rozporządzenie nie precyzuje również, aby wydatek ten musiał być potwierdzony innymdokumentem.
N
omiast w rozporządzeniu dotyczącym podróży zagranicznych w §13 ust.4 zawarty jestwyraźny obowiązek dołączenia do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokumentów(rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki, a zatem również tych związanych zprzejazdami.
W związku z powyższym należy stwierdzić, iż w celu udokumentowania wydatków związanych z kosztami przejazdu w trakcie podróży służbowej pracownika (np. pociągiem lub autobusem) podstawą zaliczenia w koszty jest:
- rozliczenie podróży służbowej odbytej w oparciu o polecenie wyjazdu służbowego, obrazującego zwrot rzeczywistych wydatków poniesionych przez pracownika.
Dodatkowo w kontekście przepisów §13 ust.4 rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych i pkt.14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w których zapisy w zasadzie się nie różnią należy uznać, że do ww. rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć bilet lub inny dokument potwierdzający poniesienie przedmiotowego wydatku, jak np. faktura VAT czy rachunek wystawiony na firmę. W świetle powyższego Naczelnik tut. Urzędu stwierdza, iż stanowisko Pana przedstawione w ww. piśmie nie jest słuszne pod względem prawnym.
|
