1. Czy wykonywanie przez zatrudnionych przez was kierowców samochodów ciężarowych (potocznie nazywanych tirami) zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wynikającym z zawartej umowy jest podróżą służbową?
2. Czy w związku z tym kierowcom przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży służbowej poza granice RP?
3. Czy możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu diet przysługujących z tytułu podróży służbowych?
| Sygnatura: | USVI-2/415-5/04 |
| Data: | 2004-12-29 |
| Referencje: | |
| Autor: |
Urząd Skarbowy w Przemyślu |
| Publikator: | - |
|
W dniu 17.12.2004 r. złożyliście państwo w tut. Urzędzie, na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, prośbę o wyjaśnienie:
Zapytanie uzupełniono o własne stanowisko w sprawie i opłatę skarbową w dniu 22.12.2004 r. Przedstawiając stan faktyczny, napisaliście państwo, że zatrudniacie na umowę o pracę czterech pracowników. W umowie określono, że miejsce jej wykonywania to siedziba firmy, tj. U., i teren RP. Od maja 2004 r. posiadacie licencję na wykonywanie transportu międzynarodowego i od tego miesiąca kierowcy wyjeżdżają również poza granice Polski: na Ukrainę, Słowację, do Czech i Niemiec. Podróż pracownika łącznie z załadunkiem, rozładunkiem i zjazdem do bazy trwa przeważnie cały tydzień. Jako pracodawcy stoicie państwo na stanowisku, że kierowcom przysługuje zwrot poniesionych z tytułu podróży - wyjazdów kosztów i koszty te stanowią koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez was działalności - przewozy towarowe. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Naczelnik Urzędu Skarbowego w Przemyślu, na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, wyjaśnia, co następuj /p> O tym, co stanowi koszt uzyskania przychodu jednostki rozstrzyga ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Według generalnej klauzuli zawartej w art. 22 ust. 1 powyższej ustawy wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:
Tak więc diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy, zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez podatnika podróżą służbową. W związku z odbyciem podróży służbowej przez pracownika podatnik nie musi osiągnąć konkretnego przychodu, ale musi przynajmniej uprawdopodobnić, iż odbywane podróże pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Od 1.01.2003 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Ure gulowano to w następujących aktach prawnych:
Rozporządzenia te nie zawierają definicji podróży służbowej, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywania zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową. Jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż wymieniony w rozporządzeniu powinny określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 § 3 k.p.). Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie będą mogły ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza gran mi kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w jednostkach sfery budżetowej (art. 77 § 5 k.p.). Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku (dot. pracownika otrzymującego świadczenia z tyt. podróży służbowej) są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach ustawy lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju, zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), przysługują:
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet przysługuje za czas podróży służbowej liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu jej zakończenia, tj. powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową przysługuje również zwrot innych wydatków. Wśród najbardziej typowych można wymienić: bilety wstępu na targi, opłatę za przejazdy płatną autostradą, opłatę za korzystanie z parkingu itp. Ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą. Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Świadczenia z tytułu odbywania delegacji zagranicznych są bardzo podobne do świadczeń otrzymywanych w związku z delegacjami krajowymi. Podstawowym świadczeniem na rzecz pracownika, podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej, jest dieta. Szczególnie ważne dla ustalenia jej wysokości jest prawidłowe określenie czasu pobytu w zagranicznej podróży służbowej. Liczy się go w sposób następujący:
Generalnie w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi przysługują:
Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika. Jej wysokość za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do wyżej wspomnianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeżeli podróż odbywa się przez kilka państw - dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą pełną dobę. W konsekwencji powyższych zapisów, państwa pracownikom - kierowcom, których praca polega na wyjazdach samochodami ciężarowymi, przysługuje zwrot poniesionych przez nich kosztów wyjazdów, tj. diet i innych poniesionych w podróży i prawidłowo udokumentowanych wydatków, takich jak rachunki za pobyt w hotelu, opłatę za przejazd płatną autostradą. Państwu natomiast, jako podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży krajowych i zagranicznych, jak również w pełnej wysokości pozostałych poniesionych przez pracowników i prawidłowo udokumentowanych wydatków w podróży odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Bior c powyższe pod uwagę, stanowisko państwa przedstawione w piśmie z dnia 22.12.2004 r. jest prawidłowe. Informację wydano na podstawie przepisów prawa podatkowego obowiązujących w dniu jej wydania. |
|