Czy wystarczającym dowodem, z punktu widzenia pracodawcy, do wypłaty ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracownika przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące jego własność, jest stosowany zapis w umowie o pracę określający kwotowo wartość tego ekwiwalentu wraz ze specyfikacją użytkowania rzeczy będących własnością pracownika przy wykonywaniu pracy?

Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z dnia 14.05.2004 r. (data wpływu do tut. Urzędu 18.05.2004 r.), w sprawie udzielenia informacji dotyczącej stosowania przepisów w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, informuje co następuje:

Podatnik zwrócił się z zapytaniem czy wystarczającym dowodem z punktu widzenia pracodawcy do wypłaty ekwiwalentów pieniężnych za wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały oraz sprzęt stanowiący jego własność jest stosowny zapis w umowie o pracę określający kwotowo wartość tego ekwiwalentu wraz ze specyfikacją użytkowania rzeczy będących własnością pracownika przy wykonywaniu pracy.

Zgodnie z treścią przepisu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Na tej podstawie przychody pracown ów otrzymujących ekwiwalent za wykorzystywanie w pracy własnych narzędzi, traktowane są jak przychody ze stosunku pracy.

Natomiast, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Przepis ten oznacza, że przychody pracowników w postaci ekwiwalentu za używanie własnych narzędzi w czasie pracy zwolnione są z podatku dochodowego.

Fakt wykorzystywania przez pracowników własnych narzędzi w czasie pracy musi być odpowiednio udokumentowany. Ciężar dowodu spoczywa w tym przypadku na płatniku, który dokonuje obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku.

Powyższy przepis ma zastosowanie po spełnieniu następujących warunków:
1) ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu (ekwiwalent pieniężny); wypłacenie ekwiwalentu w jakiejkolwiek innej formie np. w towarze, powoduje jego opodatkowanie,
2) wypłata ekwiwalentu, zgodnie z definicją podaną na początku, powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania; nadwyżka ponad uzasadnione koszty będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy,
3) narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika; zwolnienie nie będzie przysługiwało, jeżeli ekwiwalent zostanie wypłacony za używanie rzeczy użyczonych pracownikowi przez inne osoby albo zeczy znajdujących się w posiadaniu pracownika na jakiejkolwiek innej podstawie niż własność,
4) narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W związku z tym, jeżeli wymienione w pytaniu dowody tj. umowa o pracę i specyfikacja użytkowania, spełniają przedstawione warunki oraz udowadniają fakt używania przez pracowników własnych narzędzi w czasie pracy to Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie stanowisko podmiotu w ww. zakresie uznaje za prawidłowe.

Odpowiedź na zapytanie dotyczące stosowania przepisów w podatku od towarów i usług zostanie udzielona Podatnikowi odrębnym pismem.