Dotyczy zaliczenia przez podatnika w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem przez pracownika własnego samochodu do celów służbowych, na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. W związku z tym wyjaśnienia wymagają nastepujące kwestie:

• czy aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, kwoty wynikające z przemnożenia ilości kilometrów i stawki za 1 km - wystarczy sama ewidencja,
• czy pracownik powinien przedłożyć dowody poniesionych kosztów (np. faktury za paliwo).

W odpowiedzi na pismo z dnia 29.01.2004r (wpływ do urzędu 30.01.2004r.) Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Widzew uprzejmie wyjaśnia, że :

• zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 z 2000r., poz. 176 ze zm.) - kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności m. in.: w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu lub w pełnej wysokości, jeżeli podróż służbowa nie jest udokumentowana delegacją służbową, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych.

Jak z powyższego wynika nie chodzi tu o wydatki faktycznie ponoszone przez pracownika tylko o wydatki ponoszone na rzecz pracownika. A zatem nie ma znaczenia jaki wydatek i w jakiej wysokości poniesie pracownik, gdyż zakład pracy wypłacając mu należność z tytułu używania samochodu osobowego celem odbycia podróży służbowej ustali jej wysokość przyjmując ilość km pomnożoną przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu pojazdu. Wypłacona należność pracownikowi, u pracodawcy stanowić będzie koszt uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy), pod warunkiem jednak, że pracownik będzie prowadził ewidencje przebiegu pojazdu, a podróż służbowa zostanie udokumentowana delegacją służbową.